Control de activos fijos con PDA terminal de datos o escáner de código de barras inalámbrico

Existen desafíos especiales al etiquetar activos que han estado instalados y en uso durante muchos años, o incluso décadas, y al configurar un sistema de control continuo basado en escáner integrado con bases de datos nuevas y heredadas. Estos activos suelen ser bastante variados y geográficamente lejanos. A pesar de esto, la información vital sobre los detalles de los activos de la empresa, como la fecha y el precio de compra original, el fabricante de los activos, la ubicación actual, la frecuencia de las reparaciones o el estado de las actualizaciones, a menudo reside en archivos en diferentes computadoras que ejecutan sistemas operativos diferentes. Independientemente de esto, un verdadero sistema de informes y seguimiento de activos fijos tendrá que proporcionar informes oportunos a muchos investigadores sobre una amplia categoría de detalles financieros y físicos.

La capacidad de controlar los activos desde el momento de su adquisición hasta su retiro es crucial para una alta productividad y una presentación de informes financieros precisos en las empresas. Sin códigos de barras, el seguimiento de activos se ha realizado de forma imprecisa y ha consumido costosos recursos de personal durante un período prolongado. Las empresas que han reemplazado las etiquetas de activos tradicionales con etiquetas de códigos de barras informan reducciones en los gastos de inventario de activos fijos de hasta un setenta y cinco por ciento, con una precisión de registro mucho mayor.

Si bien el seguimiento de activos mediante códigos de barras tiene muchas características en común con las enumeradas para otros diseños de seguimiento, considere las siguientes ventajas de un sistema de seguimiento de activos moderno, basado en códigos de barras y vinculado a una base de datos:

• Los activos transportables se pueden comprobar y asignar fácilmente.
• Todos los activos fijos y transportables están bajo gestión continua.
• Se puede simplificar la reasignación de activos por ubicación o departamento.
• La verificación de activos in situ por edificio, oficina o individuo se puede realizar rápidamente de forma anual o cíclica.
• Generación de informes estándar que cubren valoración, antigüedad, depreciación, ubicación, asignación de contratos, discrepancias e inventario detallado de todos los artículos del sistema, mediante consulta continua.

Los activos físicos rastreados mediante tecnología de códigos de barras y terminales de mano PDA o escáneres de codigos de barras inalámbricos de códigos de barras pueden incluir muebles, equipos de oficina y de procesamiento de datos (terminales, PC, máquinas de escribir, calculadoras), teléfonos, obras de arte e incluso oficinas modulares. Una PC o minicomputadora ubicada en el departamento de controladores puede administrar el procesamiento involucrado para un solo sitio o incluso una división comercial. Los activos generalmente se escanean y registran en lotes utilizando una terminal de código de barras portátil equipada con cualquiera de los lectores de códigos de barras. Los activos asignables emitidos y devueltos a través de un almacén central se pueden registrar con cada cambio de asignación mediante un escáner y un terminal, conectados en red a la computadora central. En este diseño, todos los activos se informan continuamente a través de una única base de datos.

Mantener y operar un sistema de seguimiento de activos fijos es más fácil que inicializar uno, en la mayoría de las situaciones. Si la organización ha estado en el negocio sin un sistema de este tipo, la primera tarea desafiante es aplicar etiquetas a los activos existentes y vincular con precisión esos activos con una descripción adecuada del elemento. Excavar los registros de activos con fechas y valores de compra, o historiales de reparaciones e incidentes de actualización, puede hacer que esto sea un desafío complejo incluso para una organización pequeña. Como resultado, algunas organizaciones comenzarán un sistema detallado de seguimiento de activos fijos capturando la fecha relevante para todos los activos nuevos y tratarán los activos más antiguos mediante cualquier método menos preciso que se haya utilizado en el pasado. Este enfoque es especialmente atractivo si el valor de los activos fijos aumenta rápidamente y si esos activos se deprecian en un período corto, como tres años.

Algunas empresas requieren componentes de seguimiento dentro de un activo. Por ejemplo, una computadora personal puede tener ciertas opciones, como memoria extendida o software instalado, utilizadas durante un tiempo en un departamento y luego reasignadas a otro. Los métodos de etiquetado, el software y la base de datos para esta aplicación deben elegirse con especial cuidado para garantizar la visibilidad de la etiqueta para un escáner y una estructura de archivos capaz de detallar la unidad reemplazable más baja de un sistema.

Al igual que con otros sistemas de control basados en códigos de barras, son posibles muchas funciones de seguimiento y configuraciones del sistema de información. Para cualquier aplicación particular, se debe decidir qué características pueden justificarse frente a los costos adicionales del sistema o la complejidad de su funcionamiento. Con frecuencia, es más práctico crear y operar varios sistemas simples de seguimiento de activos con códigos de barras con datos de cada uno ingresados en su propia base de datos dedicada que diseñar y operar un sistema maestro diseñado para realizar muchas tareas. Por ejemplo, sería un desafío desarrollar un sistema de seguimiento maestro para gestionar una caja de herramientas activa y también mantener amplios activos fijos corporativos en una red y una base de datos compartidas. Dos sistemas separados basados en códigos de barras pueden ser más fáciles de diseñar, implementar, operar y adaptar a futuros cambios funcionales.

Los sistemas de seguimiento de activos fijos más desafiantes y, por lo tanto, más interesantes (y costosos) son aquellos que abarcan una gran empresa. Las decisiones fundamentales que se deben tomar antes de ingresar a una aplicación para toda la empresa incluyen:

• ¿Qué diseño de etiqueta de código de barras se debe elegir para imprimir en una impresora de etiquetas?
• ¿Todas las etiquetas de activos fijos deberían tener el mismo tamaño o escalarse al tamaño del activo?
• ¿Debería desarrollarse una nueva base de datos de transacciones de activos que proporcione la interfaz para un almacén de datos vinculado a otros archivos de activos relevantes?
• ¿Qué arquitectura de base de datos y sistema operativo de red vinculará los sitios de activos y las terminales de consulta de manera más eficiente durante los próximos diez años?
• ¿Con qué grado de exactitud se ubicarán los activos dentro de la empresa?

Estos y cien problemas más surgen y deben abordarse antes de poder instalar un sistema integral de seguimiento de activos fijos en toda la empresa. Si los activos a rastrear están valorados en cientos de millones o incluso miles de millones de dólares en un balance, implementar un sistema de seguimiento eficaz puede costar diez millones de dólares o más.

Un sistema de seguimiento basado en códigos de barras de activos fijos para toda la empresa debe tener una serie de pasos funcionales para cumplir con los requisitos de control operativo y generación de informes dinámicos y en tiempo real.

En primer lugar, como ocurre con todos los sistemas de recopilación de datos de códigos de barras, se debe dedicar una gran cantidad de tiempo al diseño de las etiquetas al inicio del proyecto. A continuación, se deben considerar los terminales de recopilación de datos, las aplicaciones y los instrumentos de escaneo en el contexto de las personas que registrarán las ubicaciones y actividades de los activos. Después de eso, se debe determinar el tamaño de la base de datos de eventos de códigos de barras y cualquier consideración especial de conectividad. Luego, se debe desarrollar un almacén de datos e interconectarlo con la base de datos de eventos de códigos de barras, ya que las grandes empresas suelen tener computadoras heredadas con datos históricos relacionados con los activos a rastrear. Finalmente, se deben desarrollar informes de activos de rutina a partir del almacén de datos y se deben ofrecer capacidades de consulta únicas a todos los gerentes de la empresa que "necesitan saber", de modo que se pueda descubrir continuamente información dinámica relacionada con cada activo de la empresa.

La etiqueta principal que impulsa el seguimiento del código de barras de los activos fijos es la etiqueta que se aplica a cada activo único que se incluirá en el inventario rastreable. En un sistema abierto grande, esta etiqueta tiene que ser única, es decir, no repetible, y debe ser aplicable a cualquier tamaño o clase de activo. Por supuesto, se aplican otras reglas de etiquetas tradicionales, incluidas las siguientes: utilizar la dimensión "X" más grande posible, proporcionar una buena altura de barra, asegurar una buena calidad de impresión inicial y utilizar un revestimiento frontal y un respaldo adhesivo que sobreviva durante toda la vida útil del activo.

Actualmente, muchos fabricantes de productos de alto valor aplican sus propios códigos de barras con números de serie durante el ensamblaje del producto final. En un mundo perfecto, todos los fabricantes ya se habrían reunido para acordar un sistema de números de serie sin series de números de serie superpuestas, de un fabricante a otro. Esto no ha sucedido, aunque algunos sectores de actividad industrial han desarrollado estándares de números de serie en mercados verticales como el de las telecomunicaciones. En consecuencia, sin garantía de que la secuencia del código de barras serial no aparecerá en algún otro activo dentro de una gran empresa, el diseñador de sistemas prudente debe crear un nuevo código de barras.

Por ejemplo, en una empresa que depende de activos operativos complejos, como componentes informáticos o de comunicaciones, es esencial reemplazar rápidamente un componente defectuoso por uno de repuesto. A continuación, un técnico debe completar ciertos pasos necesarios para reemplazar el "repuesto" que se acaba de usar en sustitución del artículo defectuoso para que este proceso de intercambio y reparación pueda continuar indefinidamente. Actualmente, los técnicos dedican una gran cantidad de tiempo administrativo a completar papeleo para proporcionar la ruta en papel para el seguimiento de activos o, más probablemente, el seguimiento de activos se pierde. Si se introduce el seguimiento de activos fijos basado en códigos de barras con un PDT intuitivo y fácil de usar, la transición del papel al código de barras se realiza sin problemas.

Después del diseño de la etiqueta de activo, descrito anteriormente, el siguiente punto más importante del proyecto debe ser elegir el terminal de datos portátil (PDT) correcto para que lo utilice el personal del sistema de seguimiento de activos fijos. Por lo general, el personal que registra la ubicación de los activos ha sido contratado y capacitado para una tarea muy diferente a leer códigos de barras y realizar otros pasos de ingreso de datos. En consecuencia, la interfaz PDT debe ser fácil de operar e intuitiva en el desempeño de cada aplicación. Por ejemplo, en una empresa que depende de activos operativos complejos, como componentes informáticos o de comunicaciones, es esencial reemplazar rápidamente un componente defectuoso por uno de repuesto.

A continuación, un técnico debe completar ciertos pasos necesarios para reemplazar el "repuesto" que se acaba de usar en sustitución del artículo defectuoso para que este proceso de intercambio y reparación pueda continuar indefinidamente. Actualmente, los técnicos dedican una gran cantidad de tiempo administrativo a completar papeleo para proporcionar la ruta en papel para el seguimiento de activos o, más probablemente, el seguimiento de activos se pierde. Si se introduce el seguimiento de activos fijos basado en códigos de barras con un PDT intuitivo y fácil de usar, la transición del papel al código de barras se realiza sin problemas. DCI ha visto una serie de sistemas en los que la PDT y el software de aplicación para el seguimiento eran demasiado complejos para que un técnico los siguiera o los entendiera. El seguimiento de activos de códigos de barras resultante fue decepcionante, por decir lo menos.

Los terminales de datos portátiles han pasado por una serie de etapas evolutivas a lo largo de veinte años de su desarrollo. La primera etapa fue un dispositivo de códigos de barras al que los profesionales se refieren como "ladrillo" con lectores adjuntos. La segunda etapa produjo un "ladrillo sobre un palo" o PDT con escáner y mango integrados. Ahora estamos en la tercera etapa de esta evolución, donde las funciones de PDT y lápiz óptico se combinan para presentar un diálogo guiado, agradable y fácil de entender entre un operador y su tarea. Son deseables dispositivos de escaneo intercambiables y se requiere la capacidad de agregar mucha memoria integrada a medida que las aplicaciones se expanden. Como ocurre con todas las aplicaciones portátiles de recopilación de datos, a veces la recopilación y generación de informes de datos por lotes es suficiente, mientras que otras aplicaciones requieren conectividad continua de radiofrecuencia (RF).

Casi siempre recomendamos el uso de un procesador host dedicado para "interfacer" una aplicación de recopilación de datos de códigos de barras. En un sistema de seguimiento de activos fijos para toda la empresa basado en códigos de barras, una base de datos separada, dedicada y basada en eventos tiene muchos beneficios y casi ninguna desventaja. Esta debe ser una base de datos relacional que ofrezca al usuario final una imagen de sencillez y facilidad de comprensión. La información parece estar organizada de una forma lógica para la mente humana. Los eventos a registrar en esta base de datos siguen el patrón de reglas fundamentales de escaneo. Es decir, escanee y registre siempre que ocurra lo siguiente:

• La ubicación de un artículo cambia
• La propiedad de un artículo cambia
• El valor de un artículo cambia